言葉にしてみる日記

日頃考えていることや感じたことを言語化するために書いているブログです。

異動による戸惑いと新鮮さ

ご無沙汰しています。

 

実は4月の人事異動で他大学に異動になりました。

 

4月からの2か月は本当にあっという間でした。まだまだ慣れないことも多く、上司や同僚、ベテラン非常勤職員の方に迷惑をかけつつ仕事をこなしているところです。

 

さて、所属する組織が変われば、いろいろと戸惑うことが多く、今回は備忘録として、今思っていることを記録しておきたいと思います。

 

1  組織の動きがなかなか見えない

小規模な組織から大規模な組織に異動になったので、大学運営というものが非常に遠いところで行われているような印象を受けるようになりました。どういうことが課題でどういう方向に舵を切ろうとしているか、といった情報に大きな規模の組織の一般職員がアクセスすることはなかなか難しいのかなぁと感じました。

 

2  深さと広さの違いに驚き

前の所属大学では、件数は極めて少ないものの一人の担当する業務の範囲が広く、「色々なことを自分で身に付けていく大変さ」を感じていましたが、今の所属大学では、一人の担当する業務の範囲が狭く、似たような案件を毎日何件も処理していくという感じです。人員も多いのですが、業務が非常に細分化されているため、問題が起こったときや疑問点を調べるときには、いくつもの係の担当者に確認してまわる必要があり、組織がでかいと大変だなぁと痛感しました。

 

3  マニュアルが作られてることに感動

前の大学では、利用者向けマニュアルのようなものはあまり整備されておらず、担当者に電話やメールで問い合わせる場面が多かったのですが、今の大学では、利用者向けマニュアルがかなり分かりやすく整備されていて、初歩的なことは利用者向けマニュアルを読めば分かるようになっています。担当者の立場からすると、前の大学のような小規模な組織では、「マニュアル作成の手間 > 問い合わせ対応の手間」でしたが、今の大学のような大規模な組織では、「マニュアル作成の手間 < 問い合わせ対応の手間」ということになるのでしょうね。

 

4  研究者や他の部署の職員との距離感

前の大学では、キャンパスも小さく、困ったことがあれば直接顔を合わせてやり取りするなど研究者との距離感も非常に近かったのですが、今の大学では研究者本人とはほとんど顔を合わせずに、秘書さんや部局の職員を通じて、メールや電話でやり取りすることが多いことも印象的でした。まだ、2か月しか経っていないのもありますが、同じフロアの人しか顔を知りません。

 

5  当たり前が当たり前じゃない

例えば、決裁の取り方や公文書の書き方、使われる用語の微妙な違いなど、ちょっとしたことでミスをしたり、戸惑ったりすることが多いです。ずっと同じ大学で働いている人にとってはそれが「当たり前」で、「そんなことも分からないの?」と呆れられるかも知れませんが、本人からすると「なぜ、そういうやり方をしてるのか分からない」と思うことが多いです。同じ国立大学法人の事務職員で、ただ大学が変わっただけで違和感を覚えるのですから、違う業界から転職する人などの戸惑いは相当なものだと思いました。また、今まで身につけていた知識も、自分なりに一般化しようとしていたのですが、やはり、その組織の文化や風土に根付いたものであることも身をもって理解しました。

 

 

 

 

つらつらと書いてきましたが、今感じているいる戸惑いや違和感をはやく無くしたいと思う一方で、再び新人のころを思い出すようなこの新鮮な感覚は適度に持っておきたいなぁとも思います。

 

学習を「慣れによる考えるプロセスの省略」とすると、同じ状況や変化のない場面では、「処理の高速化」につながる一方で、新しい状況や変化に対応するためには、いったん学習したことを棄却する(アンラーニング)する機会が大切とされています。

 

人事異動や転勤による新しい状況への対応は、なかなかしんどいですが、楽しく学び直していきたいと思っています。

 

また、業務の分担や縦割り主義、ローカルルールについてもなんとなく思うことがあるのですが、まだまだ上手く言語化できない段階です。もう少し考えがまとまってから書いてみようかなと思っています。

 

 

 

科研費研究計画調書をチェックする担当者のバイブル

科研費獲得の方法とコツ」の著者としてその業界で有名な久留米大学の児島将康氏の新しい書籍が8月に刊行されていたので、あわてて職場で注文。

 


本日、届いたのでさっそく読んでみました。

 

www.yodosha.co.jp

「この本は、研究計画調書をチェックする職員にとってのバイブルだ!」というのが率直な感想です。

 

この本では、科研費の研究計画調書で多くの研究者が共通して悩む箇所について、豊富な例文とともに「どの部分をどう直せばいいのか」という具体的なアドバイスが説明されています。

 

「例文のどこが良くないか」、「どうしたら良くなるか」ということがビフォー・アフター形式で簡潔にまとめられており、非常に分かりやすいです。

 

研究者の書いた研究計画調書をチェックする際の悩みが、「どこが良くないか」ということは何となく分かるけれど、それをピンポイントで表現して「どうすれば良いか」を具体的にアドバイスすることがなかなか難しいというものでした。

 

この本で紹介されているケースは、どれも実際のチェックの場面においてよく目にするものです。チェックをする際の指針として、どこに注意すればよいかが分かるということで「赤ペン添削ハンドブック」という名にふさわしいと思います

 

もちろん、研究者にとっても大変役に立つものだと思います。

 

特に、この本が活躍するシーンは、研究計画調書を書いた後です。


とりあえず書き上げてみてからこの本を読むことで、自分の研究計画調書の書き方に良くない部分がないか、そして、それをどうしたら良くなるかがわかり、ブラッシュアップにつながると思います。

 

ちなみに、研究計画調書をこれまであまり書いたことのない方やこれから研究計画調書を書こうとする方におすすめなのは、以下の2冊の書籍です。

 

www.yodosha.co.jp

www.agne.co.jp

 

研究者の「研究の素晴らしさ」が審査委員にきちんと伝わるように、しっかりとチェックをして、採択につなげていけたらと思います。

 

 

名刺交換だけで終わる私とそうでない同期

これまでに仕事等で受け取った名刺を整理しました。

 

失礼な話ですが、名刺を見ても誰のことだか全く覚えてない方がたくさんいらっしゃいました。

 

ひどいのは、『初めまして』と名刺交換した方と、実は2年前にも名刺交換していたこと。それも、今になって気づきました。

 

その方と『初めまして!』と名刺交換したことは不思議とはっきり覚えていて、あの時、相手の方はどう思われたのかを考えるととても申し訳なく、また、恥ずかしいです。

 

さて、これまでを振り返ると、私の場合、名刺交換した方とその後も連絡を取ることはごく稀で、そういうケースのほとんどは相手からお誘いいただいたことがきっかけです。

 

名刺交換した相手と定期的に連絡を取ったり、互いに出張したときに飲んだりしている同期(フランクでいい奴)を見ると、うらやましいなぁと思ってしまいます。

 

「面倒くさい」を言い訳にして、他者との関わりを避けようとしているのでしょうが、人脈を作りたいなら自分からアクションを起こさないといけないですね。頑張ろう。

 

国立大学法人における大学職員の能力開発(スタッフ・ディベロップメント:SD)について

近年、大学をめぐる環境の変化のもとで、大学改革を推進するために大学職員の能力開発(スタッフ・ディベロップメント:SD)が必要とされています。

 

masterpiece0924.hatenablog.com

職員の能力開発を話題にするときに気をつけるべきことは、「職員が育っているか」と「職員を育てているか」の峻別です。

 

「組織が育ててくれなくても、自分が勝手に育てばいい」というのは、個人にとっての能力開発のレベルで言えば、そのとおりです。

 

自分の価値を高めるために、社会的に評価される能力を身に付け、実績を積んでおく、又は、自分の資質・能力を高めることそれ自体に喜びを見出だす、というように個人にとっての能力開発には様々な理由・動機があるでしょう。

 

今回は、このような「個人が自分の資質・能力を高めようとすること」とは区別して、職員の能力開発を「組織が各個人又は特定の集団の資質・能力を高めることによって、組織全体のパフォーマンスを高めようとすること」と捉えて、組織的な取組に焦点を当てたいと考えています。

 

続きを読む

国立大学法人は職員を育てる気があるのか?

民間企業から数年前に転職してきた後輩と一緒に飲んで、いろいろと話をする機会がありました。

 

これまでは遠慮して、突っ込んだ話ができなかったので、できるだけ本音を引き出そうと、前職と今の職場を比べて思うことを聞いてみました。

 

 

・新人に対する職場内教育(OJT)がとにかく機能していない。メンターやバディになる存在も指定されず、目の前の係長の仕事を見て真似するしかなかった。

 

・にもかかわらず、係長と課長補佐、課長で考えていること、言うことがまるでバラバラで、ひとつの書類の書き方について、何度も修正をするはめになり、誰の言葉を信じていいか分からなくなった。

 

・大学にいるにも関わらず、目の前の書類の体裁や自分の作業の進捗ばかりを気にしていて、「学生や教職員にとってプラスになること」が後回しにされている。

 

・仕事をしようとしない人の割合が多すぎる上に、処分することもできない。回りの職員がしない人の代わりに仕事を余分にしないといけないので、定時に帰る人とずっと残らざるを得ない人が同じ部屋にいて、集団全体としてマンパワーが足りないというおかしなことになっている。

 

・悪い意味で「職員は事務だけすればいい」と思っている職員が多くて、学生や教職員にとっては縦割り、無責任な対応(「ここは担当ではない。」)が目立つ。

 

・自分は前職という比較対象があるので毒されないけれど、新卒で入ってきた職員が「これでいいんだ。」と思ってしまったら大変なことになると思う。

 

・他の大学もこういう状態なら、国立大学法人はそもそも人を育てる気があるのか疑わしい。

 

彼の言葉はどれも納得できるもので、自分のこれまでの働きぶり(そういう職場だから仕方ないと半ば諦めて、そのような環境を積極的に改善しようとはしなかった。)を深く反省しました。

  

若手職員と呼ばれていた頃には、「柔軟さ」が大切だと思っていたのですが、中堅職員という立場になり、そろそろ「強さ」と「強かさ」を身に付けていかなければいけないなぁと思いました。

 

組織的な人材育成が機能していないと感じることも多く、徒労感を覚えることもありますが、同じ志を持つ職員を見つけて、日々の業務のなかでできる改善を繰り返していくしかないですね。

 

自分の行いをより良くするために人の意見に耳を傾けることは大事

研究支援の業務をやっていて、「他人に自分の研究の良さなんて分かってもらわなくてもいい」と平然とおっしゃる方がいて、何となく残念に思います。

 

blog.goo.ne.jp

このブログを書いた方の姿勢はほんとうに素晴らしいなと尊敬します。

 

学生からの評価というのは、確かに公正なジャッジメントではないかもしれませんが、自分の行いをより良くするためのものとしては、たいへん貴重な意見だと思います。

 

中堅職員となり、周りの方から、シビアな意見を言われることが少なくなってきたなと最近感じていたので、きちんと「振り返り」、「反省」ができているかを考えてしまいました。

 

シビアな意見ばかりだと正直気持ちが参ってしまうのですが、自分を成長させるためには、やはり必要なものだなと思います。

 

 

予定価格作成のサイト

facebookのタイムラインで「予定価格の作成方法」について書かれたblogが紹介されていました。

 

以前は調達担当でしたので当時のことを懐かしく思うと共に、ここまできちんと考えて積算できていたか、不安にも思います。

 

国立大学法人の調達担当の方にはためになるblogですね。

 


このサイトの目的 - 誰も教えてくれない予定価格の作成方法